So stellen Sie eine Rechnung aus und senden sie

Schritte

1. Öffnen Sie Rechnungen und füllen Sie das Rechnungsprofil aus: Firmenname, Anschrift, Firmennummer und IBAN. Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, haken Sie das an und tragen die USt-IdNr. ein. Das machen Sie nur einmal, die Angaben aus den Einstellungen haben wir vorausgefüllt.
2. Legen Sie unter Kunden einen Kunden an: Name, Anschrift und die E-Mail-Adresse, an die die Rechnung gesendet wird.
3. Klicken Sie auf Neue Rechnung, wählen Sie den Kunden und prüfen Sie die Daten. Das Zahlungsziel wird aus dem Profil übernommen. Wählen Sie auch die Sprache, in der der Kunde Rechnung und E-Mail erhält.
4. Fügen Sie Positionen hinzu: Bezeichnung, Menge, Einheit und Nettopreis. Als Umsatzsteuerpflichtiger wählen Sie auch den Steuersatz. Die Summen sehen Sie sofort unter den Positionen, auf Wunsch mit Rabatt in Prozent.
5. Klicken Sie auf Entwurf speichern und dann auf Vorschau und Druck. Die Rechnung öffnet sich als A4-Seite, die Sie ausdrucken oder als PDF speichern können.
6. Klicken Sie auf Ausstellen und per E-Mail senden. Die Rechnung erhält eine Nummer (zum Beispiel 2026001), die zugleich der Verwendungszweck ist, und lässt sich nicht mehr ändern. Der Kunde bekommt eine E-Mail mit Link und QR-Code zur Zahlung.
7. Sobald der Kunde bezahlt hat, öffnen Sie die Rechnung und klicken auf Als bezahlt markieren. Zahlt er nicht bis zur Fälligkeit, erscheint die Rechnung als Überfällig und Sie senden mit einem Klick eine Erinnerung. Im Profil schalten Sie auch die automatische Erinnerung drei Tage nach Fälligkeit ein.

Laden Sie am Monatsende unter Rechnungen die CSV-Datei des Monats herunter und schicken Sie sie Ihrer Buchhaltung. Ausgestellte Rechnungen werden nicht gelöscht, sondern storniert, damit die Nummernfolge lückenlos bleibt.